Sprzedaż mieszkania to proces wymagający zgromadzenia sporej liczby dokumentów. Na pierwszy rzut oka może to wyglądać na niemożliwe do ogarnięcia — jednak większość z nich można uzyskać online, bez kolejek w urzędach. Poniżej kompletna lista tego, co będzie potrzebne notariuszowi i kupującemu.

Wskazówka: Zacznij zbierać dokumenty minimum 4–6 tygodni przed planowaną datą aktu notarialnego. Niektóre zaświadczenia (ze spółdzielni, urzędu gminy) wydawane są z kilkutygodniowym opóźnieniem.

Akt własności

Przede wszystkim musisz mieć akt własności sprzedawanej nieruchomości, wpisany do księgi wieczystej. Jeśli nie kupowałeś mieszkania samodzielnie, lecz nabyłeś je w drodze spadku lub darowizny, konieczne będą dodatkowe dokumenty potwierdzające nabycie:

  • Akt poświadczenia dziedziczenia — w przypadku nabycia przez spadek
  • Akt darowizny — w przypadku darowizny

Pomimo wpisania mieszkania do księgi wieczystej, notariusz będzie wymagał okazania oryginalnego dokumentu nabycia.

Zaświadczenie z rejestru mieszkańców

Kolejny niezbędny dokument to zaświadczenie z urzędu gminy/miasta, że w sprzedawanym mieszkaniu nikt nie jest zameldowany. Jest to konieczne do okazania w kancelarii notarialnej. Wydawane jest na podstawie ustawy o ewidencji ludności.

Gdzie uzyskać: Urząd Gminy lub Urząd Miasta — można złożyć wniosek online przez ePUAP.
Czas oczekiwania: 3–7 dni roboczych.

Numer księgi wieczystej

Numer KW to nie dokument sam w sobie, ale kluczowa informacja — notariusz pobierze odpis z ksiąg wieczystych samodzielnie przez system EKW. Warto jednak wcześniej samemu sprawdzić czy w dziale II (własność), III (obciążenia) i IV (hipoteki) nie ma niespodziewanych wpisów.

Gdzie sprawdzić: ekw.ms.gov.pl — bezpłatnie, bez rejestracji.

Zaświadczenie o zadłużeniu lub jego braku

Przekazanie kluczy przy sprzedaży mieszkania

Jedno z ważniejszych zaświadczeń — dotyczy różnych rodzajów zadłużenia:

  • Kredyt hipoteczny — zaświadczenie o saldzie zadłużenia z banku oraz promesa wykreślenia hipoteki po spłacie kredytu z ceny sprzedaży. Do uzyskania w oddziale Twojego banku.
  • Nabycie w drodze spadku lub darowizny — zaświadczenie z Urzędu Skarbowego potwierdzające uregulowanie podatku od spadku/darowizny (lub że podatek nie był należny albo uległ przedawnieniu). Bez tego notariusz nie sporządzi aktu przeniesienia własności.
  • Zaległości czynszowe — zaświadczenie ze spółdzielni lub wspólnoty mieszkaniowej o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych.

Pozostałe dokumenty

W zależności od sytuacji mogą być wymagane dodatkowe dokumenty z urzędu gminy lub starostwa:

  • Wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego (MPZP) lub zaświadczenie o jego braku
  • Zaświadczenie że nieruchomość nie jest w obszarze rewitalizacji
  • Zaświadczenie że nieruchomość nie jest na obszarze planowanego lasu
  • Wypis z rejestru gruntów (konieczny gdy sprzedawany jest udział lub część nieruchomości)
  • Świadectwo charakterystyki energetycznej — obowiązkowe przy każdej sprzedaży od 2023 roku; wystawia uprawniony audytor (koszt 300–600 zł)

Nie masz czasu zbierać dokumentów?

Przy sprzedaży przez SkupNieruchomości24 koordynujemy kompletowanie dokumentów za Ciebie

Sprawdź jak to działa →

Bezpłatna wycena · Zero prowizji · Cała Polska

Podsumowanie

Potrzebna ilość dokumentów na pierwszy rzut oka może wyglądać na przytłaczającą. W praktyce jednak większość z nich można uzyskać drogą internetową — ePUAP, ekw.ms.gov.pl, bankowość elektroniczna. Warto zaplanować zbieranie dokumentów z wyprzedzeniem i sukcesywnie wykreślać kolejne punkty z listy.

Korzystając z usług SkupNieruchomości24, pomagamy skompletować całą dokumentację — co znacząco przyspiesza i upraszcza cały proces sprzedaży.

Najczęstsze pytania

Formalnie notariusz może sporządzić akt notarialny bez świadectwa, jednak od 2023 roku sprzedający ma ustawowy obowiązek przekazania go kupującemu. Brak świadectwa może być podstawą do żądania obniżenia ceny przez kupującego po transakcji.
Większość zaświadczeń urzędowych ma termin ważności 3 miesiące. Świadectwo energetyczne ważne jest 10 lat. Warto zadbać, by zaświadczenia nie straciły ważności przed planowaną datą podpisania aktu notarialnego.
Tak, ale musisz dostarczyć zaświadczenie z urzędu gminy o braku zameldowanych osób. Jeśli ktoś jest zameldowany w mieszkaniu — musi się wymeldować przed transakcją lub kupujący musi wyrazić zgodę na taki stan.
Koszt zaświadczeń urzędowych to zazwyczaj 0–200 zł (część jest bezpłatna przy złożeniu online). Świadectwo energetyczne to 300–600 zł. Wypis z rejestru gruntów — ok. 150 zł. Łącznie zazwyczaj 500–1000 zł.
Karol Łaczkowski
Karol Mateusz Łaczkowski
Prezes Zarządu · ZD sp. z o.o.
Ekspert rynku nieruchomości z wieloletnim doświadczeniem w skupie i inwestowaniu w nieruchomości na terenie całej Polski. Przeprowadził setki transakcji skupu — specjalizuje się w nieruchomościach z problemami prawnymi i technicznymi.